Produktywność — poradnik narzędziowy

Ze względu na pandemię i to, że duża część osób pracuje zdalnie, dość duże znaczenie ma to, w jaki sposób zarządzamy swoim czasem oraz zadaniami.  Ostatnio w kilku grupach, do których należę, toczyły się dyskusje, jakich narzędzi użyć i do czego. W poniższym poście postaram się przedstawić mój zestaw narzędziowy, oraz to, w jaki sposób z niego korzystam.

Zacznijmy od listy narzędzi, których używam:

1. Notes i pióro
2. Google Calendar
3. Nozbe
4. Dziennik
5. Notion
6. Inbox Zero
7. Jira + 12 Week Year + Planning
8. RescureTime
9. LeechBlock
10. Loop Habit Tracker

Notes i pióro — w moim przypadku jest to najważniejsza część całego systemu zarządzania czasem i zadaniami. Działa to tak, że zawsze na biurku mam notes, w którym robię notatki „na szybko”. Są to myśli, coś, co mi się przypomni, bądź zadania, które muszę zrobić. Staram się mieć w użyciu zawsze jedną kartkę, z której zadania przenoszę potem do kolejnych etapów, lub po prostu je realizuję. Każda myśl, która jest zapisana w notatniku, jest oddzielana swoim kwadracikiem, dzięki czemu mogę panować nad różnymi kontekstami. W przypadku zrealizowania zadania, po prostu je wykreślam, przez co kartka po całym dniu wygląda mniej więcej tak jak poniżej.

Jak widzicie, czasem są to luźne myśli, czasem numery zadań, a czasem po prostu całe zadania. Takiego sposobu używam już od bardzo dawna, a w mojej pierwszej pracy współpracownicy żartowali, że prowadzę pamiętnik, bo notowałem jeszcze więcej niż teraz. Dodatkowym plusem jest to, że wykreślanie działa na mnie uspokajająco, co jest całkiem przydatne podczas stresującego dnia pracy.

Google Calendar — czy jakikolwiek inny kalendarz, każdemu według uznania 🙂 Spotkania w pracy, spotkania ze znajomymi, rzeczy, które trzeba zrobić i mniej więcej wiadomo kiedy. Każdy taki przypadek wpisuję do kalendarza i blokuję termin na jego wykonanie. Dodatkowo używam kolorów do oznaczenia, czy wydarzenie jest związane z pracą, czy raczej ma charakter prywatny. Wydarzenia, których nie udało się zrobić, usuwam z kalendarza. Dzięki temu wiem również co i kiedy robiłem, więc jeśli czegoś potrzebuję, mogę to łatwo sprawdzić. Dodatkowo staram się używać widoku tygodniowego, żeby niczego nie pominąć. Po całym tygodniu mój plan wygląda mniej więcej tak, jak poniżej.

Nozbe — bardzo fajna aplikacja do zarządzania listą zadań, dostępne zarówno na PC jak i na urządzenia mobilne. Niewątpliwą zaletą jest to, że jest to produkt polski 🙂
Z racji tego, że jednak jestem trochę #cebula, używam opcji darmowej, w której mamy ograniczenie do 5 projektów, w związku z czym musiałem wymyślić swój system, jak można tego używać.
Moje pięć projektów to:
„This week” – zadanie, które powinienem wykonać w tym tygodniu. Albo przynajmniej w najbliższym czasie. Nie jest pilne, jednak wypadałoby się nim zaraz zająć.
„Moment” – zadanie, które trwa maksymalnie 30 minut. Coś, co dosłownie zajmie moment.
„Need work” – zadanie, na które wiem, że będę musiał poświęcić jakiś dłuższy przedział czasu, bo jest skomplikowane, wymaga jakiejś pracy, lub załatwienia czegoś dodatkowego.
„Can Wait” – trafiają tam zadania, które nie mają priorytetu, które chciałbym zrobić kiedyś, albo, takie, które wymagają czasu na przemyślenie. Zwykle ustawiam im alarm, żeby przypomniały o sobie za jakieś 2-3 miesiące. Jeśli są aktualne i dalej je chcę zrobić, to nadaję im bieg.
„Repetitive” –  według mnie najlepsza funkcjonalność Nozbe, bo wrzucam tam zadania, które powinienem robić, co jakiś czas. Dzięki temu nie muszę pamiętać, czy mam coś zrobić, albo jak dawno daną czynność robiłem, bo Nozbe przypomina mi o tym.

Zadania realizuje tak, że biorę tylko te, które są w skrzynce „Priorytety” ignorując inne skrzynki. Dzięki czemu wiem, co powinienem zrobić na bieżąco.
Mój Nozbe aktualnie wygląda w ten sposób:

Jak widać, większość zadań, które tam są, są zadaniami powtarzalnymi, które raczej realizuję w weekendy, lub w wolnym czasie w ciągu tygodnia.

Notion — najlepszy notes elektroniczny, z jakim pracowałem. Trzymam tam w zasadzie wszystko, od listy filmów, które chce obejrzeć, poprzez książki do przeczytania, notatki z książek, notatki przydatne w mojej pracy, notatki z kursów i szkoleń, moją listę rzeczy do zrobienia, moje cele, pomysły, rzeczy dotyczące mieszkania, a nawet dziennik, który prowadziłem przez prawie rok. Polecam zapoznać się z narzędziem, bo ma tyle opcji, że każdy może dostosować go pod siebie.

Dziennik. Przez ponad rok codziennie pisałem dziennik, w którym według wymyślonego przeze mnie szablonu zapisywałem, co się działo w danym dniu. W tym podejściu ciekawe jest to, że można cofnąć się w czasie o kilka miesięcy i sprawdzić, jakie zaszły zmiany, lub z perspektywy czasu przeanalizować zachowania i znaleźć wzorce, które można usprawnić.
Aktualnie nie prowadzę, bo zadania dziennika przerzuciłem na inne aplikacje, jednak nie wykluczam powrotu, polecam natomiast spróbować. Zwykle poświęcałem na to do 10 minut o poranku, od razu po wstaniu, oraz często wieczorem, przed snem, zęby podsumować dzień. W dzienniku zapisywałem treści według poniższego szablonu.
„Priorytet” – jedno, dwa zadania, które muszę wykonać w danym dniu
„Skupienie” – rzecz, na której chciałbym się skupić  danym dniu, niepowiązana raczej z priorytetami, na przykład nieużywanie telefonu, lub wiadomości bez błędów, co w dobie messengera jest wymagające.
„Samopoczucie” – to jak się czułem o poranku, jakie nastawienie na dany dzień mam, czy jestem zmęczony, czy coś mnie boli. Wbrew pozorom, jest to bardzo powiązane z realizacja zadań.
„Sukces” – jakaś rzecz, która była w danym dniu sukcesem. Uczy cieszenia się z małych rzeczy i w ogóle zauważania małych sukcesów.
„Pierwszy raz” – coś, co zrobiłem w danym dniu po raz pierwszy, czy to skok ze spadochronem, czy odwiedzenie nowej restauracji. Uczy zauważania nowych rzeczy, cieszenia się z nich, oraz kreatywności, żeby zrobić dziś coś nowego. Przez cały 2019 rok robiłem coś nowego codziennie. Polecam!
„Wnioski” – obserwacje, czy przemyślenia z danego dnia.
„Notes” – luźna część na notatki. Czasem praktycznie pusta, a czasem pisałem tutaj przebieg dnia praktycznie minuta po minucie.

Inbox Zero — czyli czysta skrzynka mailowa. Otrzymanie maila wiąże się zwykle z tym, że albo go przeczytamy i go więcej ni potrzebujemy, albo musimy po przeczytaniu wykonać jakąś akcje związaną z tym mailem. Po otrzymaniu maila czytam go, staram się od razu odpisać jeśli muszę, a następnie maila archiwizuję. Jeśli z mailem wiąże się jakieś zadanie, na przykład jest to faktura, którą muszę opłacić, to wisi w skrzynce do momentu wygenerowania potwierdzenia płatności, wtedy przesyłam go do księgowej, oznaczam odpowiednią etykietą i archiwizuję. Dzięki temu nie mam rozpraszaczy i nie przytłacza mnie duża ilość maili w skrzynce. Taką samą zasadę stosuje zarówno w mailu prywatnym jak i służbowym.

Jira — narzędzie znane w IT, przez niektórych uwielbiane, przez innych znienawidzone. Mnie akurat bardzo pasuje, trochę ze względu na przyzwyczajenia, trochę po prostu ze względu na łatwość obsługi. W Jirze trzymam zadania, które trwają przez dłuższy czas i mogę je sobie podzielić na mniejsze. Staram się też stosować technikę z książki 12 Week Year, czyli zakładam, ze rok nie ma 12 miesięcy, tylko 12 tygodni. Dzięki temu mogę wybrać sobie większe i bardziej skomplikowane zadanie, które zaplanuje i zrealizuje w trzy miesiące. Raz w tygodniu staram się poświęcić godzinę na zaplanowanie kolejnego tygodnia, dzięki czemu wiem, w jakim miejscu jestem. Niewątpliwym plusem jest to, że do użytku prywatnego Jira jest darmowa, także polecam sprawdzić.

RescureTime — narzędzie do szpiegowania. RescureTime dokładnie zapisuje aktywności, które są wykonywane na komputerze oraz na urządzeniu mobilnym. Aktywności dzielę na produktywne oraz na te rozpraszające, dzięki czemu sumarycznie wiem, ile czasu spędzonego przed komputerem jest produktywne. Staram się utrzymywać znacznik zajęć produktywnych w okolicy 60%. Dodatkowo wiem, gdzie tracę czas i co trzeba ograniczyć. Przykładowo tak wygląda wykres z ostatniego miesiąca.

Jak widać, większość czasu spędzam na pracy, jednak rubryka Social Networking jest dość niepokojąca, więc celem na kolejny miesiąc będzie ograniczenie tego.

LeechBlock — dodatek do przeglądarki, który blokuje dostęp do stron, na których tracę czas.
Aktualnie mam ustawione to tak, ze w ciągu dnia, w godzinach pracy mam zablokowane strony, które mnie rozpraszają i po prostu do nich nie zaglądam. Poniżej wrzucam poglądowego screena z konfiguracją.

Strony z listy są blokowane od poniedziałku do piątku w godzinach od 9 do 17. Dodatkowo można skonfigurować to tak, że ustawimy sobie czas, który możemy spędzić na danej stronie w ciągu dnia na przykład 30 minut.

Loop Habit Tracker — aplikacja na androida do śledzenia nawyków. Mam zdefiniowane tam 10 rzeczy, które chciałbym robić w ciągu dnia, dodatkowo w aplikacji mam ustawione przypomnienia, które sprawdzają, czy już coś zrobiłem, albo przypominają, żeby m to zrobił. Śledzę w ten sposób poranne wstawanie, czytanie, ćwiczenia, czy na przykład to, czy z rana zjadłem śniadanie.

Z takim zestawem narzędzi wiem, co mam zrobić w najbliższym czasie, jakie mam cele na najbliższe kilka miesięcy, wiem, jak spędzam czas z elektroniką, gdzie go marnuję i jakie mam pole do poprawy. Na przykład, jeśli widzę, że w jakiejś aplikacji spędzam za dużo czasu, mogę ograniczyć do niej dostęp lub ją usunąć.

Narzędzie te w większości używam od dłuższego czasu, ale czasem następują pewne roszady, w związku z czym w Notion właśnie wylądowało zadanie na zaktualizowanie tego artykułu za mniej więcej rok.

Jeśli znasz jeszcze jakieś ciekawą aplikację, lub masz inny sposób na planowanie i zarządzanie swoim czasem, chętnie przeczytam o tym w komentarzach!